Een toekomstvaste financiële functie is (TFF) voor onze gemeente een belangrijke basis voor onze sturing en verantwoording. In 2020 hebben we geconstateerd dat we daar een slag van vereenvoudiging en verbetering te maken hebben. In 2021 hebben we hiervoor onder het programma TFF gewerkt aan de volgende onderwerpen:
- Rolduidelijkheid
Een duidelijke inrichting en positionering van de financiële functie in de organisatie.
Waaronder een betere afbakening en toespitsing van de rollen, zowel centraal als in de sectoren, zodat we effectiever en efficiënter gaan samenwerken. We hanteren een denkkader met vier kernrollen (registreren, controleren, rapporteren, adviseren). We hebben mét de sectoren de huidige situatie in kaart gebracht. Daarnaast zijn criteria vastgesteld voor het centraal of decentraal positioneren van de diverse rollen. De eerste contouren voor een nieuwe set aan functies zijn opgesteld. Hiermee hebben we een basis van feiten en cijfers om in de eerste helft van 2022 te komen tot een – toekomstvast – inrichtingsvoorstel. Daar afstemming over te hebben met de sectoren en de OR en het besluitvormingstraject te doorlopen. Implementatie is daarmee voorzien vanaf medio 2022. - Werkend budgethouderschap, vereenvoudigen van stuurinformatie (eerste fase)
In dit project hebben we vóór en mét de sectoren onderzocht hoe we de budgethouders beter kunnen ondersteunen met betrouwbare, tijdige en duidelijke informatie over de financiële stand van zaken, zodat ze tijdig en op het juiste niveau bij kunnen sturen. De opgehaalde verbeterpunten zijn deels in het project gerealiseerd, deels binnen de sectoren ondergebracht en een laatste groep verbeterpunten wordt gerealiseerd in het 2 e fase project in 2022. - Informatielandschap (eerste fase)
We hebben als gemeente erg veel applicaties die niet altijd goed op elkaar aansluiten. Het huidige applicatielandschap is daarom toe aan vervanging en vereenvoudiging. Dit project heeft het huidige landschap in kaart gebracht en bepaald aan welke eisen het nieuwe landschap moet voldoen. Met deze inzichten en adviezen is vervolgens het programma Vernieuwen Financieel Systeem gestart.
Dit programma zal in nauw verband met TFF de komende jaren werken aan een nieuw systemenlandschap inclusief de vernieuwing van ons huidige financiële systeem. - Optimale beheersing van investeringen (OBI)
We hebben de financiële sturing en verantwoording over projecten en investeringen vereenvoudigd en verbeterd. Hiervoor heeft een brede projectgroep gewerkt aan een integrale vernieuwing van de werkwijze. De project- en activa-administratie zijn hierop aangepast. De nieuwe werkwijze wordt deels al vanaf 1 januari gehanteerd en krijgt zijn weerslag in alle delen van de besturing en verantwoording vanaf de begrotingscyclus 2022. - Beheersing formatie en personeelskosten
We hebben de kaders en richtlijnen op het gebied van formatie en personeelskosten vereenvoudigd. Dit maakt het mogelijk om beter wendbaar te zijn op het gebied van de inzet van personeel. Bovendien zorgt de vereenvoudiging voor minder administratief werk. We hebben daarnaast een nieuwe (vereenvoudigde) wijze van sturen vastgesteld en realiseren deze momenteel in onze systemen, processen, informatie en rollen. Implementatie zal deels doorlopen begin 2022.
Financiële administratie
In 2019 heeft de Financiële Administratie € 400.000 aan incidentele middelen ontvangen om verbeteringstrajecten door te kunnen voeren in de financiële administratie. Hierbij is de opdracht dat dit eind 2022 weer terugverdiend moet zijn. We zien nu dat deze investering echt zijn vruchten begint af te werpen. Ten behoeve van de jaarrekening is de informatie volledig en tijdig beschikbaar gesteld aan de accountant. De administratie is op orde (geen achterstanden), we hebben meer grip gekregen op tussenrekeningen en zijn beter in staat om de kwaliteit van memorialen en crediteurenstamgegevens te borgen. In de komende periode staat met name digitalisering en automatisering centraal. Er loopt een pilot op het gebied van robotisering (verwerken van energienota’s). Er zijn helaas ook digitaliseringsprojecten die vertraging hebben opgelopen, met name door het ontbreken van capaciteit binnen de organisatie. Een voorbeeld is het project digitale formulieren. De verwachting is nog steeds dat we de totale besparing eind 2022 kunnen behalen. Voor wat betreft onze debiteuren is sprake van een flinke afname van openstaande posten ouder dan 1 jaar. Deze zijn sinds 25 september 2019 met circa de helft afgenomen. Dit komt door extra aandacht van de sectoren om zaken sneller definitief af te wikkelen. Wel zien we dat de openstaande vorderingen, korter dan 1 jaar, zijn toegenomen als gevolg van de COVID-19 crisis en de hiervoor getroffen coronamaatregelen. Voor een deel van deze vorderingen is, na besluit van het college, tijdelijk geen herinnering en geen aanmaning verstuurd. Of en wanneer deze processen weer worden opgestart is afhankelijk van bestuurlijke besluitvorming.