In de afgelopen periode zijn verdere stappen gezet om te zorgen voor inkopen van de beste kwaliteit tegen de beste prijs. Cruciaal is een goede aansturing van onze inkoop- en contractmanagementprocessen; hierin is flink geïnvesteerd. Er is gezorgd voor een meer eenduidige werkwijze en aansturing van onze inkopen en contractmanagement. Zo hebben we formats ontwikkeld die ons in staat stellen op een eenvoudige manier goed inzicht te krijgen in inkoopbehoeften van onze interne klanten en hierover met hen het gesprek te voeren. Ook is een team van deskundigen opgericht die kijkt hoe we onze inkopen doelmatig, rechtmatig én zo slim mogelijk kunnen uitvoeren. De inkoopdeskundigen kijken ook naar hoe we met onze inkopen zo goed als mogelijk bijdragen aan onze beleidsdoelen, denk aan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en social return.
Doordat we vaker vroeg in het inkoopproces betrokken zijn, kunnen we met onze opdrachtgever meedenken over hoe een gewenste dienst of product het beste aanbesteed kan worden. Doel dat we hiermee voor ogen hebben is om voor onze organisatie te zorgen voor de beste kwaliteit tegen de beste prijs, zodat zij een zo goed mogelijke dienstverlening kan verlenen aan de inwoners van onze stad en betrokken organisaties.
Waar we met deze vroegtijdige betrokkenheid de kwaliteit van onze inkopen vergroten, verkleinen we met deze werkwijze juist de risico’s van mogelijk onrechtmatige aanbestedingen. Ook onze meer eenduidige inkoopprocessen en het nieuwe inkoophandboek helpen om de inkoopregels zo goed mogelijk na te leven. We hebben ook geïnvesteerd in de verdere ontwikkeling van onze inkooparchieven, zodat we documenten bewaren met inachtneming van regels (denk aan Archiefwet) en stukken snel en gemakkelijk vindbaar zijn. Ook op die manier verkleinen we risico’s.
Met de implementatie van het contractmanagementhandboek, eenduidige contractmanagementprocessen en aansturing zetten we in de komende periode een volgende stap in de professionalisering. We dienen immers niet alleen goed in te kopen, maar ook grip te houden op onze contracten, zodat we tijdig kunnen bijsturen op te leveren kwaliteit van producten en diensten en uiteraard de financiën. We blijven ook investeren in kennis, ontwikkeling en uitwisseling van die kennis. Zo waren we in september gastheer van een regionale kennissessie over beter aanbesteden met het ministerie van Economische Zaken, Nationaal Plan MVI en de VNG. Daarmee dragen we bij aan het lerend vermogen van onze medewerkers.
Ten aanzien van de generieke inkoop- en contractmanagementprocessen zijn de volgende zaken bereikt en opgeleverd:
- Gemeentebreed eenduidig inkoopproces opgesteld met bijbehorende verantwoordelijkheden vastgelegd in de zogeheten RASCI-tabel.
- Inkoopprocessen zijn vertaald in een handboek
- Inkoopprocessen zijn gemeentebreed eenduidig vastgelegd en raadpleegbaar
- Gemeentebreed eenduidig contractmanagementproces opgeleverd met bijbehorende RASCI. Dit dient nog verder geïmplementeerd te worden
- Contractmanagementprocessen zijn vertaald in een handboek
- Generieke sjablonen ontwikkeld, die horen bij bovenstaande processen
- Bovenstaande processen en bijbehorende instrumenten zijn geplaatst op intranet, zodat het toegankelijk is voor alle inkoopmedewerkers.
Ten aanzien van het kennislab zijn de volgende zaken bereikt en opgeleverd:
- Binnen de omgeving van de Eindhoven Academie hebben we de eerste trainingen klaargezet voor 2022. Dit zijn trainingen voor inkopers, contractmanagers en contracteigenaren of voor medewerkers die wel eens inkopen doen.
Ten aanzien van het jaarplan 2022 zijn de volgende zaken bereikt en opgeleverd:
- Voor het eerst hebben we met het Sociaal Domein, het Ruimtelijk Domein en het domein Bedrijfsvoering een gezamenlijk jaarplan 2022 opgesteld om gezamenlijk aan de projecten van het jaarplan inkoop te werken.
CPO-office
Het inkoopbeleid en de inkoopvisie (2022-2025) worden in het voorjaar ter vaststelling aan de raad voorgelegd. Hiermee zijn enerzijds governance, compliance en rolduidelijkheid wederom geactualiseerd. De visie biedt ons middels een aantal speerpunten een heldere koers om de verdere professionalisering van de inkoop- en contractmanagementfunctie gestalte te geven.
De afgelopen beleidsperiode zijn steeds meer aanbestedingen uitgevoerd met daarbij één of meerdere thema’s zoals die gedefinieerd staan in het beleidsplan maatschappelijk verantwoord inkopen.
Het verder uitwerken van een gemeentebrede spendanalyse heeft als gevolg van personele mutaties vertraging opgelopen. Inmiddels heeft wel een inventarisatie plaatsgevonden die we nu nader uitwerken.
Aan het einde van het jaar is in samenwerking met de sector Economie & Cultuur een MKB-dag georganiseerd met als doel om de contacten tussen inkooporganisatie, interne opdrachtgevers en ondernemers uit het MKB verder te intensiveren. De belangstelling hiervoor was groot.